เวลาคือทรัพยากรสำคัญของการสร้างความสำเร็จทั้งในชีวิต การงานและธุรกิจ หากใครใช้เวลาไม่เป็น ใช้แบบทิ้งๆขว้างๆ ก็ยากที่จะแข่งขันจนสร้างผลลัพธ์ที่ดีและคุ้มค่าได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนที่เป็นผู้นำนั้น การบริหารเวลายิ่งเป็นเรื่องที่มีความสำคัญ เพราะผู้นำเกี่ยวข้องกับทั้งการใช้เวลาของตนเองและการใช้เวลาของคนอื่นด้วย เพื่อให้คุณสามารถเป็นผู้นำที่เก่งกาจในการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิผล คุณจำเป็นต้องเข้าใจและใช้ “7 หัวใจของการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิผล” ดังนี้
1.จัดแบ่งก้อนเวลาที่ใช้ในแต่ละวันและแต่ละสัปดาห์อย่างชัดเจน
ในหนึ่งวันมี 24 ชั่วโมง ถ้าหักชั่วโมงสำหรับการนอน การชำระล้างร่างกาย การกินอาหารและการเดินทางรวม 12 ชั่วโมงแล้ว ยังคงเหลือสำหรับการจัดแบ่งเพื่อความก้าวหน้าของคุณอีก 12 ชั่วโมง แบ่งเป็นเพื่อการทำงาน 8 ชั่วโมง การพัฒนาตนเองอีก 1 ชั่วโมง การออกกำลังกาย 1 ชั่วโมง และยังมีชั่วโมงที่คุณสามารถยืดหยุ่นได้อีก 2 ชั่วโมงต่อวัน
2.ใช้เวลา 8 ชั่วโมงของการทำงานโดยมุ่งเน้นการทำในสิ่งที่ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย
จงอย่าสักแต่ทำงาน ขอให้ทำงานอย่างมีสติ นั่นคือมีการวางแผนงานที่สนับสนุนให้คุณบรรลุเป้าหมาย ในขณะที่ลงมือทำให้ทำอย่างเข้าใจและทำออกมาอย่างมีคุณภาพ อย่าเพียงแค่ทำงานให้เสร็จ แต่จงทำงานให้สำเร็จ ใน 8 ชั่วโมงของการทำงานนั้น ขอให้พัฒนาตนจนสามารถทำงานที่ทำอยู่เดิมให้สำเร็จภายใน 80% ของเวลา อีก 20% ของเวลาให้ใช้สำหรับการใช้ความคิดในการพัฒนางาน
3.ใส่ใจกิจกรรมที่คุณทำทั้งรายวันและรายสัปดาห์
ในการบริหารชีวิตหรือบริหารงาน ในแต่ละวัน เราต่างไม่มีเวลาที่เพียงพอต่อการทำสิ่งที่จำเป็นและสิ่งที่ต่อยอดในการสร้างความสำเร็จ แต่ในระยะเวลาของรายสัปดาห์นั้น เราจะมีเวลาที่เพียงพอในการวางกิจกรรมให้ครบทุกเรื่องที่สำคัญ เมื่อวางกิจกรรมรายสัปดาห์ได้ลงตัวแล้ว เสมือนหนึ่งเราได้ติดตั้งระบบการสร้างผลลัพธ์ หน้าที่ต่อไปของเราก็คือการทำให้กิจกรรมรอบสัปดาห์หมุนให้ครบสี่สัปดาห์ โดยในแต่ละสัปดาห์จะมีการวิเคราะห์ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงสิ่งที่เราต้องทำน้อยลง สิ่งที่ต้องทำเพิ่มขึ้น สิ่งที่จะไม่ทำอีก หรือสิ่งใหม่ที่จะต้องเพิ่มเติมเข้ามาอยู่เสมอ
4.ใช้กฎพาเรโต 20:80 อยู่ตลอดเวลา
กฎพาเรโตคือกฎที่บอกว่า มีน้อยสิ่งที่สำคัญๆที่เมื่อเราจดจ่อทำมันอย่างดีแล้วจะให้ผลลัพธ์ส่วนใหญ่แก่เรา คุณจึงจำเป็นต้องเลือกทำงานสำคัญๆไม่กี่สิ่งที่มีอิทธิพลต่อการบรรลุเป้าหมายส่วนใหญ่ของคุณ ไม่เช่นนั้นแล้ว คุณจะติดหลุมพรางของการทำงานเล็กๆแล้วรู้สึกว่าทำงานมากได้
5.การมอบหมายงานตามตำแหน่งหน้าที่อย่างเหมาะสม
คุณต้องพัฒนาความสามารถในการมอบหมายงาน จงอย่าไปทำงานที่ไม่ใช่บทบาทหน้าที่ของระดับตำแหน่งของคุณ คุณต้องมอบหมายเป้าหมาย ตัวชี้วัดและความรับผิดชอบให้กับทีมงาน โดยให้แต่ละคนรับผิดชอบงานให้สมกับราคาของตัวเอง โดยคุณรับผิดชอบในส่วนที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้ และทำหน้าที่สนับสนุนลูกน้องให้ทำหน้าที่ของเขาอย่างมีทีมเวิร์คที่ดี
6.จัดเวลาสอนงาน โค้ชชิ่งเพื่อยกระดับมาตรฐานของทีมงาน
ช่างไม้จะเลื่อยไม้ได้มาก เมื่อมีฝีมือการเลื่อยไม้ขั้นสูงและลับเลื่อยจนคมอยู่ตลอดเวลา เราแต่ละคนจะทำงานได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น เมื่อเราต่างเป็นคนที่แหลมคมขึ้น ดังนั้น การสอนงาน โค้ชชิ่งและพัฒนาลูกน้องและยกระดับมาตรฐานทีมงานจึงเป็นงานสำคัญ ที่จัดเป็นการใช้เวลาเพื่อประหยัดเวลา
7.การลับเลื่อยให้คมของตัวผู้นำเอง
ผู้นำคือคนที่เกี่ยวข้องกับการนำพาองค์กรและนำพาคนจำนวนมาก ถ้าคุณไม่พัฒนาตนอย่างต่อเนื่อง ความรู้ ความสามารถที่คุณมี สิ่งที่คุณคิดและสิ่งที่คุณเข้าใจอาจเหมาะสำหรับโลกยุคเก่า หากคุณใช้ความทู่ของคุณนำทีม จะสร้างความเสียหายอย่างใหญ่หลวง ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องพัฒนาตนอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ความรู้ และความเข้าใจของคุณมันใช้การได้ดี
